申告を行う場合、まず何と言ってもデータがなければ動けない。とにかくきちんとしたデータがないことには動けない。データがきちんとそろえば申告は半分で来たといっても良い。給与であれば会社が年に一度、源泉徴収票を発行してくれる。株式を売却したりすれば証券会社がデータを送ってくれる。しかし、家族で所有しているような、小さな会社の株を家族間で売買すると自分で記録をとっておかないといけない。不動産の賃貸を行なっている場合、自分でデータを都度きちんと取っておかなければ、あとから容易にわからなくなってしまう。
給料の支払い額や給料から差し引かれた税金の金額をわかるものは、日本で言えば源泉徴収票だ。この源泉徴収票に相当するものがForm W-2という。銀行預金の利子はForm 1099-INTだし、配当はForm 1099-DIVというものでわかる。パートナーシップ、LLCからの分配はForm K-1というものがある。こうした書類は、課税年度の大体、翌年1月末から2月にかけて自分の手元に送られてくる。
ところで、このデータが正しければよいのだが、間違っていたらたまらない。社会保障番号が違う、名前が違う、金額が違うとか、間違いがあるという前提で内容を再確認したほうが良い。その結果、間違っていなければそれで良いし、間違っていたら、発行元に言って訂正してもらわなければいけない。
費用に関してはそれこそたくさんある。医療費がかかれば医療費を払った領収証がある。州や市に払った税金、住宅ローンに支払った利子、チャリテイに寄付した実績、専門家に申告書を作ってもらえばその費用などの領収証や事実を証明できるものをそろえる。これらは自分で都度集めておかなければならない。
住宅を売却すれば、その契約書、お金を支払った明細や領収証などがなければいけない。当然ながら、自分がその不動産を購入した時の書類や、領収証が残っていなければ、不動産譲渡の利益やら損失を計算できない。株式や債権に投資をしていれば、購入時の書類やら売却時の書類、手数料などがわかる書類をそろえることになる。
（そろえる書類の一例）
主なデータ | |
所得 |
Form(s) W-2、 Form(s) 1099 、Form(s) K-1、銀行や証券会社から送られてくる報告書等 |
費用 |
領収証、請求書、売上伝票、チェックの戻ってきたもの等 |
不動産 |
契約書、請求書、支払の証明書、保険の記録、受取証等 |
投資 |
証券会社から送られてくる報告書、ミューチュアルファンドの報告書、Form(s) 1099、Form(s) 2439等 |
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