2010年米国申告への旅：38歩 書類の保存

 
申告書作成に関連した書類をいつまで取っておくか。いつまでもとっておくのは大変だし、個人の記録なのでできるだけすぐにシュレッダーをかけたいという人もいるだろう。当然のことながら、出生証明、社会保障番号、グリーンカード、結婚証明、離婚協議書、遺言などを捨てる人はいまい。ずっと取っておく。株式や不動産、美術品などの関係書類も少なくともそれらを所有している間は捨てる人はいないだろう。

申告書のコピーは一般的に申告書がファイルされて少なくとも3年間は記録を保存する。IRSが申告書をいつでも調査する期間だからだ。しかし、申告書が調査されて、あるべき税額から25パーセント以上過少申告をしていると、見られる期間は6年まで伸びるので、最低6年間税記録をとることになる。故意に申告を怠ったり、詐欺まがいの申告をすれば、犯罪を構成するようになり、いつまででも調査対象になってしまう。ということになると、３年よりも６年以上は持っていたほうがよいという人もいるだろう。そうなると、申告書作成に関連した記録は同じように持っていなければ証明ができなくなる。

今はどんどん電子情報で記録を残している。紙の書類をずっと持っているとかさばって仕方がない。電子情報だと検索をかけて一気に探すことができるので便利である。しかしながら、データを保存してあるパソコンがある日突然調子が悪くなったり、最初から再インストールして起動しなければ動かないということに見舞われることがある。何としてもパソコンの本体だけではなく、外に情報を残してバックアップをしていないと不安になる。この辺はどこまで自衛するか悩ましい。

金額的に小さなものであれば、その影響も小さいが、金額が大きな不動産などの財産については、税務調査になった場合、IRSがその取得の経緯を細かく聞いてくる。10年どころではなく20年とかさらに古い情報を求められることがある。その当時のデータでもしっかり残しておきたい。

もしかして、古い書類を捨ててしまって残っていない場合、書類を出しなさいと迫られてもどうしようもない。客観的にそのことを証明できるメモや日記や銀行のステートメント等ありとあらゆるものをかき集める。合理的な説明ができなければ否認されても仕方がない。

申告が終わって申告書やそのデータは簡単に処分しないことだ。